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電子内容証明は便利だった!メリット・デメリットや送り方を紹介!

内容証明って送り方とか書式とか難しそうで面倒なイメージですよね。とはいえ、やむを得ない事情でどうしても内容証明を送る必要が出てくることもあります。

行政書士さんとかに依頼すると全部やってくれるので楽ですが、費用が数万円もかかってしまうので、個人で送る場合は自分で作成する人が多いと思います。

僕も内容証明を送る機会があり、色々と調べていたら電子内容証明(e内容証明)なるものがあることを知りました。

実際に利用してみたところ簡単に内容証明郵便を送ることができたので、今回は電子内容証明の送り方や、通常の窓口で送る内容証明と比べたメリット・デメリットなどを紹介したいと思います。

ちなみに僕が利用してみて良かった点は、紙が高級感があることでした。詳しくは後半に書いてます。

窓口で送る内容証明の料金・書式・送り方

まず通常の内容証明郵便ですが、同じ内容の書類3通(受取人、差出人の控え用、郵便局の保管用)と封筒を窓口に持っていけば手続きしてくれます。

全ての郵便局で受け付けているわけではなく、ある程度大きな郵便局(集配郵便局)でないと内容証明郵便を送ることはできません

料金は以下のようになります。

  • 基本料(定形郵便料):82円
  • 書留料:430円
  • 内容証明料:430円
  • 配達証明料:310円(任意)

合計:1,252円

配達証明は任意オプションで、相手が受け取ったことを証明してくれるものですが、訴訟も視野に入れているなら付けておいたほうが無難かと思います。

普通の内容証明は書式がめんどくさい

窓口で送る内容証明は書式がけっこう細かいです。文字数は520文字まで、横書きの場合は1行20字以内、1枚26行以内などの制限があります。

詳しくは郵便局のサイトに書かれてますが、なんだかゴチャゴチャしてて頭が痛くなってくるレベルです(笑)

電子内容証明(e内容証明)の料金・書式・送り方

電子内容証明を利用する場合、用意するものはWordで作成したデータのみ。控え用のコピー2通は自動で作成してくれますし、郵送もやってくれます。

料金は1枚だけ送る場合だと、窓口より少しだけ高くなります。

  • 基本料(定形郵便料):82円
  • 電子郵便料:15円
  • 内容証明料:375円
  • 謄本送付料:298円
  • 書留料:430円
  • 配達証明料:310円(任意)

合計:1,510円

オプションは配達証明以外に、速達(280円)も付けることもできますが、速達は別にいらないですよね。

電子内容証明(e内容証明)はWordの雛形で作成するだけ

電子内容証明は1行20字とか細かい制限はなく、上下左右に規定の余白をとっていれば大丈夫です。

郵便局の公式ページからWordの雛形をダウンロードできるんですが、文字も入ってるテンプレートだと思ったら、ただ余白を設定しただけの白紙でした。余白さえとっていれば、ある程度自由に作っていいよってことでしょうね。

雛形はこちらからダウンロードできます↓

e内容証明(電子内容証明)操作説明書・文書ファイル雛形 - 日本郵便
内容証明郵便を電子化し、インターネットを通じて24時間受付を行います。

文章のテンプレートは他サイトで無料で配布されているものがたくさんあるので、適当にコピペして使えばオッケーです。

内容証明のテンプレート|無料ダウンロードは書式の王様
内容証明に関するテンプレート一覧です。約30,000点の書式から「内容証明」に関するページを取りまとめています。ほとんどの雛形が無料ダウンロードでご活用いただけます。

電子内容証明(e内容証明)の送り方

電子内容証明は専用サイトから簡単に送ることができます。流れとしては以下のようになります。

電子内容証明を送る手順
  • STEP1
    利用登録
    「新規利用登録」からユーザー登録をしてログインします
  • STEP2
    データをアップ
    雛形を使って作成したWordのファイルをアップロード
  • STEP3
    支払い
    クレジットカードまたは料金後納で料金を支払う

画面の指示通りに操作するだけなので簡単だと思います。上記手順で手続きが済むと、差出人の控えも郵送してくれます。

電子内容証明(e内容証明)のメリット・デメリット

電子内容証明と、普通の内容証明郵便を比較するとメリットのほうが大きいと思います。

メリット

  • 郵便局に行く手間や時間がかからない
  • 24時間いつでも手続き可能
  • 文字数が多い場合や、複数箇所に送る場合は窓口より安い
  • 紙や封筒がしっかりしている
デメリット

  • 1枚のみ送る場合は窓口より料金が高くなる

紙や封筒がしっかりしているのが良い!

冒頭でも書きましたが、僕が実際に電子内容証明を利用して良かったと思えたのが紙の高級感です。

写真なので分かりにくいと思いますが、薄く模様の入ったしっかりした紙で送ってくれるんですよね↓

拡大するとこんな感じ↓

分かりますかね?あと封筒はこんな感じで送られてきます↓

普通のコピー用紙とかで自作するより、なんというか権威性が増す気がするんですよね。手作り感のある内容証明を送るよりは、しっかりした封筒や紙で送ったほうが相手にプレッシャーを与えやすいんじゃないかと。気のせいかもしれませんが(笑)

電子内容証明(e内容証明)のほうが安くなるケース

1枚の文書を1箇所に送る場合は窓口で送ったほうが安上がりになりますが、電子内容証明のほうが安くなるケースもあります。

文字数が多い場合

窓口で送る場合は1枚あたり520文字の制限がありますが、電子内容証明は1枚に1584文字まで記載できます

枚数が増えるごとに内容証明料も260円ずつ加算されていくので、2枚以上(521文字以上)送る場合は電子内容証明のほうが安くなるのです。

複数箇所に送る場合

電子内容証明は差出人に送られてくる謄本送付料金がかかりますが、複数箇所に送った時に謄本を一括送付にすると料金が安くなります。

1枚の文書を送る場合でも、13通以上送る場合は窓口よりも電子内容証明を利用したほうが安くなります。個人でそんなに送ることはないと思いますが。

結論:電子内容証明(e内容証明)がオススメ!

1枚の文書を1箇所に送る場合は、窓口よりも電子内容証明のほうが少し高くはなりますが、手間も交通費もかからないし、立派な紙に印刷してくれるので電子内容証明がオススメです。

これから内容証明を送ろうと考えている人はぜひ利用してみてください。ちなみに僕が内容証明を利用するに至った経緯はこちらの記事で書いてます↓

フリーランスが未払いクライアントと戦って勝利するまでの顛末
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